З

ачем нужны презентации в компаниях.

Презентация — один из способов представить информацию, далеко не единственный. Вместо нее можно использовать видеоролик, сайт, раздаточные материалы. У каждого из них есть свои преимущества.

Презентации чаще всего используют менеджеры и маркетологи, которые хотят:

  • отчитаться о проделанной работе — за полгода, год или по конкретному инциденту, например нестандартной ситуации на производстве;
  • предложить руководству новый проект и получить на него инвестиции. На слайдах менеджер показывает финансовую целесообразность, перспективы нового направления для компании;
  • презентовать сотрудникам новые условия. HR-менеджеры рассказывают про новые программы страхования, правила получения отпуска, доступные компенсации;
  • представить продукт клиентам. Они смогут открыть презентацию после телефонного разговора и спокойно изучить возможности, преимущества и тарифы;
  • рассказать инвесторам о компании. Компании ежеквартально отчитываются о своей выручке и прибыли, объемах работ, анализируют рынок и дают прогнозы. Такие презентации помогают инвесторам понять, стоит ли вкладывать деньги в акции компании.

Почему примеры из интернета не подойдут

Шаблоны презентаций со стоков, скорее всего, не подойдут для информации, которую вы хотите визуализировать. В них часто используют красивые, но бессмысленные графики или инфографику, которая не подходит для вашего типа данных и цели презентации.

Например, люди любят метафорическую инфографику. Компания перевезла из одного места в другое 10 тонн нефти — на слайде рисуют 10 вагончиков, которые символизируют перемещение. Из такого графика зритель не поймет, много это или мало, и сравнить по нему данные за разные периоды не сможет.

Разберем, как из собственных данных сделать презентацию, которая будет понятной и убедительной.

Красивые картинки и шаблоны презентаций из интернета не помогают визуализировать данные, а только добавляют графический мусор в презентации

Разбить перегруженный слайд

В чем проблема. Слайды перегружают информацией. Так происходит, потому что сотрудник не обрабатывает информацию перед версткой, а заливают на слайды как придется. При этом боится выкинуть часть информации, потому что вся она кажется ему важной. В итоге слайд похож на «Условия использования» при установке программ.

Как исправить. Текст нужно сократить и разделить на смысловые блоки, для этого:

  • разбить перегруженные слайды на два-три. Один слайд должен нести одну мысль. Не стоит бояться, что презентация из-за этого вырастет вдвое — воспринимать ее будет проще.
  • сократить тексты. Из них нужно выжать воду и оставить только факты. При этом не нужно сокращать неизвестные аудитории термины и словосочетания.
  • разбить на блоки. Человеку будет проще прочитать три коротких блока по два-три предложения, чем большой текст.

UGG AUSTRALIA

Теплые, комфортные и качественно прошитые угги с заманчивой скидкой!

Подробнее
В старом варианте презентации два графика и как будто не связанный с ними длинный список. Читать его не хочется
В новой презентации — акцент на графиках, для каждого выбран свой тип визуализации, а важные цифры выделены, например нулевое превышение по выбросам. Все главное понятно сразу

Выделить основную мысль

В чем проблема. На слайд часто пытаются засунуть максимум информации по теме. Из-за этого зритель не может сфокусироваться на главном и быстро понять слайд, а читать длинный текст часто нет времени.

Как исправить. Нужно поработать с композицией слайда, для этого:

  • выделить одну мысль, которую вы хотите донести с помощью этого слайда;
  • убрать со слайда все, что не связано с этой мыслью;
  • выразить основную мысль крупным элементом: заголовком, главной цифрой графиком или иллюстрацией;
  • подчеркнуть основное с помощью цвета, размера или формы;
  • добавить поясняющий текст, коротко и дозировано.

Пример. Для того же заказчика мы переделали слайд с длинным текстом и картой. Выделили основную мысль — о принципах, на которых базируется стратегия по сохранению водных ресурсов.

Encora Xmas Lights

Умная светодиодная Bluetooth гирлянда. Управляется с помощью смартфона.

Подробнее
Раньше в презентации был большой текст, который не хотелось читать, и нечитабельная карта
Теперь в центре — три коротких блока о том, на чем фокусируется стратегия по сохранению водных ресурсов, и тепловая карта с легендой, которые эту мысль поддерживают

Выстроить историю

В чем проблема. Бывает, что на слайде нужно разместить несколько связанных между собой объектов: графиков, карт, иллюстраций. Тогда их ставят рядом или один под другим, не думая о связях.

Как исправить. Выстроить из данных историю:

  • блоки текста поставить один рядом с другим, по хронологии, при необходимости пронумеровать;
  • иллюстрации тоже связать между собой, чтобы из первой логически вытекала вторая, а из второй — третья. Связанными между собой зритель считает объекты, которые находятся близко друг к другу.

Пример. На этом слайде для компании «Полюс» мы связали информацию в единую историю: сколько пород обработано и золота добыто, какие месторождения дали наибольший прирост и где они находятся.

На слайде три блока информации, которые рассказывают историю: от общих цифр к конкретным месторождениям

Выбрать правильную визуализацию

В чем проблема. В презентациях часто используют шаблонные решения программы PowerPoint — вставляют данные и получают график, который предложила программа. В результате появляются графики, которые сложно воспринимать, а данные в них невозможно сравнивать.

Как исправить. Для данных, которые вы собираетесь разместить на слайде, нужно выбрать правильный тип визуализации:

  • разобраться, зачем хотите использовать данные, например, чтобы сравнить, показать в пропорции или продемонстрировать взаимосвязи;
  • выбрать правильный тип визуализации из «Каталога визуализации данных»;
  • использовать графика, который подходит для конкретной цели.

Чтобы в будущем делать это быстро и без чужой помощи, рекомендуем прочитать книгу «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.

Пример. В презентации для инвесторов «Магнита» на одном слайде мы использовали до шести разных видов визуализации, чтобы показатели магазинов проще было понять и сравнить между собой.

На этом слайде — шесть разных видов визуализации данных в зависимости от показателя: с пропорциональными областями, кольцевые, столбиковые диаграммы, гистограммы и другие. Каждый показатель хорошо отличается от другого и понятен в сравнении

Следовать гайдлайнам

В чем проблема. На одном слайде иногда используют три-пять шрифтов и начертаний и столько же разных цветов. Из-за этого презентация выглядит хаотично и в ней исчезают акценты — информацию сложно воспринимать.

Как исправить. Если в компании есть руководство для создания презентаций или хотя бы примеры слайдов, оформленные дизайнером, используйте их. Чтобы не испортить дизайн, придерживайтесь правил:

  • сохранить то, как это сделано, не пытаться улучшить;
  • использовать от одного до трех цветов. Исключение возможно только для графиков, где нужно выделить несколько значений. Если нужно добавить цвет, подберите сочетание в Adobe Cooler Online;
  • выбирать один, максимум два шрифта. При этом всегда использовать один и тот же шрифт, начертание и кегль для заголовков слайдов.

Пример. Для клиента мы разработали шаблоны презентаций для инвесторов. Сотрудники компании легко могут обновлять их раз в квартал, обновляя цифры и даты. В результате у них всегда красивые и понятные слайды.

Каждый столбик в этом графике редактируемый: меняешь цифру — изменяется его размер

Коротко: как быстро спасти презентацию

Чтобы слайды получались понятными и интересными:

  • Разбейте перегруженные слайды на два или три, по одной мысли на слайд.
  • Выделите основную мысль и подчеркните ее крупным элементом, поясните коротким текстом.
  • Выстроите историю между блоками и иллюстрациями на слайде — свяжите картинки между собой.
  • Выберите правильную визуализацию для своих данных в зависимости от цели.
  • Если в компании есть гайдлайны или примеры презентаций, используйте их и старайтесь не нарушать шаблон.
Опубликовано
Sep 22, 2021
 в
категории
Бизнес
Источник

Комментарии

FUGICAR FC8

Зеркало-бортовой компьютер

Подробнее
Подробнее

Больше в

 категории 

Бизнес

Посмотреть все

Подпишись на нашу рассылку и получай свежие статьи на свой почтовый ящик

Никакого спама.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.