Самое сложное в делегировании — это не обозначить список дел, который можно или нужно передать в другие руки на выполнение, а разрешить себе делегировать.
Внутри головы сидит важный раздутый спрут-босс, который считает, что только он может справиться с этим делом! Больше никто. И если отпустить на минуточку свое внимание и свои руки, то все, пиши пропало, провал, ошибки, недочеты, все переделывать.
Конечно же это правда, действительно лучше вас никто это не сделает. Но, могут сделать по-другому, быстрее, легче, конструктивнее, надежнее и профессиональнее.
Как же себе разрешить делегировать?
Предлагаю несколько простых и быстрых техник, для запуска делегирования:
Весы Фемиды.
Представьте себе Весы, с большими чашами. На одну чашу мысленно складывайте те дела, которые вы хотите делать, но не находится времени. Все важное вам и желанное, но пока увы недоступное, из-за огромного списка дел, который вы на себя взвалили.
Еще лучше, эти весы нарисовать на листе бумаги и сверху над чашей писать все вот эти: делать зарядку, дышать воздухом, позвонить маме, почитать книгу, завести блог, сделать видео, поискать новых клиентов, обновить станицу, выкладывать больше фото в инстаграм, завести тик-ток, оптимизировать сайт и тд.
Над второй чашей пишите все дела, которые вы делаете. Только вы и никто больше. Никому не доверяете исполнение. Это и рабочие процессы, и личные дела. Например: обзваниваю клиентов лично, езжу на закупки, заполняю учетные таблицы, провожу аналитику, пишу тексты, заполняю формы, мою посуду, убираю квартиру, закупаюсь в магазине.
Посмотрите какой список получился в чаше Обязанности. Сравните его со списком в чаше Желания. Подумайте, что если убрать хоть немного в Обязанностях, то освободится место для Желаний.
Так появится настрой, вектор на изменения.
Потому что люди загруженные по самые уши, обычно не осознают насколько они перегружены. И даже простая визуализация всех обязанностей может облегчить переход к делегированию.
- У вас уже есть готовый список в Обязанностях. Отметьте те дела, которые вам нравится делать, можно нарисовать плюсик или сердечко напротив. Эти дела, ваш спрут-босс точно не отдаст, потому что он кайфует в процессе их исполнения. Не нужно отбирать у существа кайфушечку, мы еще сделаем ему больно. Все оставшиеся в списке, выпишите в отдельный столбик, может еще вспомните несколько рутинных дел, что не доставляют удовольствия. Дописывайте, не стесняйтесь. Дальше смотрим на эту неприятную обязанность и представляем: в идеальном мире, где вы себе можете позволить все, как бы вы хотели, чтобы это дело исполнялось? Не говорите, что не представляете. Вы же умный, вы точно придумаете.
Например: я не люблю убирать в квартире. Вернее люблю, но редко. А так как люблю порядок, мне важно, чтобы было чисто. В моем идеальном мире, это делает человек за меня. А я просто наслаждаюсь результатом. Хорошо. Пока опасно думать про домработницу, или клиннинг-сервис, спрут будет протестовать и придумывать “отмазки” про деньги, сложности поиска и прочее.
Напишите напротив каждого дела идеальный вариант его выполнения не вами. Пофантазируйте.
Квадрат Декарта.
Опять потребуется листочек. Поделите его на четыре части, нарисовав две перпендикулярных линии от центра к сторонам (большой крест) У вас получилось четыре равных квадрата.
Верхний левый озаглавьте — Что я получаю выполняя все дела сам (не делегируя)
Верхний правый — Что я не получаю выполняя все дела сам (не делегируя)
Нижний левый — Что я получаю не выполняя все дела сам (делегируя)
И нижний правый — Что я не получаю не выполняя все дела сам (делегируя)
На первый взгляд вопросы кажутся одинаковыми, а нижний правый даже вводит в легкий ступор. Но дайте себе минутку подумать над каждым квадратом и заполните его своими соображениями. Первое, что приходит в голову — правильное! И чем больше, тем лучше. Желательно обходится без приставки “не”.
Например: Что я получаю выполняя все дела сам — уверенность в результате, спокойствие, усталость.
Что я получаю не выполняя дела сам — тревогу, дополнительное беспокойство, необходимость объяснять
Что я получаю делегируя — больше выполненной работы, количественные показатели, новый навык
Что я не получаю не делегируя — свободное время, отдых, спорт, новых клиентов, возможность заняться давно отложенными делами, больше денег
Заполнив квадрат Декарта, вы заметите, что верхние два квадрата - это, то в чем вы живете сейчас. А нижние два — то, что станет возможным разреши вы себе отпустить немножечко контроль, ослабив щупальца спрута-босса и заняв его другими, более ценными для вас делами.
Ключ к этим техникам — понять ценность вашего времени. И позволить себе вначале мысленно, в идеальном мире, затем на бумаге, а вскоре и действиями освобождать эту ценность для действительно важного.
И небольшие советы непосредственно по делегированию, когда вы к нему приступите:
Если вы работаете в корпорации — создайте свой список выполняемых дел и тщательно проанализируйте его на предмет, а точно ли это ваши обязанности. В корпоративной культуре часто нагружают больше тех, кто хорошо и быстро работает. Это не зазорно, если приносит удовольствие, но не должно становится причиной некачественного выполнения дел из своих прямых обязанностей. Также обратите внимание на количество обращающихся к вам за помощью. Если вас каждый день просят помочь, сделать, показать, доделать, поправить. Поздравляю, вам сели на шею. Не обязательно резко обрывать просьбы, соглашайтесь помочь, но например через 4 дня. “Я с удовольствием, но смогу только в четверг”. Обычно такие временные рамки не подходят и от вас потихоньку отстанут. Проверено на себе.
Закон Парето.
Согласно этому закону из всех дел, что вы делаете только 20% приносят вам 80% результата. Определите эти дела из уже готового списка. Например, это дела, которые приносят вам наибольший доход. Такие обязанности так же нужно оставить себе. Все мелкие и неважные — делегировать.
Точки контроля. Придумайте точки контроля в начале процесса, в средине и в конце. Точки, по которым вы будете проверять выполнение этого задания. Это могут быть ответы на вопросы, даты, табличка с цифрами, список, небольшой отчет, звонок в определенное время. Только не делайте громоздких отчетов. Люди неохотно их заполняют. Вам намного легче будет проверить как идет ход дела, нежели самому выполнять все действия или контролировать каждый шаг.
Домашнее задание. Не переделывайте работу за кого-то. Потратьте один раз время, объясните человеку в чем его ошибки, и что нужно переделать. Если вы делаете работу за кого-то, то ему нет необходимости учиться и выполнять качественно, ведь и так сойдет.
Дайте себе время и не пытайтесь делегировать все сразу. Потихоньку, одно дело за другим. И увидите, как расчищение временного континуума позволяет вам больше заниматься тем, что хочется или доставляет удовольствие, а не тем, что нужно.
Делегирование - это не сложная наука, а процесс, который приносит в конечном итоге удовольствие. В том числе и от количества и качества сделанного. Успехов вам!